9 tips voor goede kantoorinrichting

Van een kantoorinrichting wordt vaak gevonden dat het functioneel moet zijn. Natuurlijk, maar wanneer we er net wat meer aandacht aan besteden dan alleen ‘een mooi plaatje maken’, draagt het bij aan het succes van jouw bedrijf of organisatie. En niet onbelangrijk; het werkgeluk van je werknemers.

Met deze 10 uitgangspunten kun je aan de slag om je kantoor een betere plek te maken.

1.      Planten

Planten op kantoor hebben alleen maar voordelen. Ze dragen bij aan de luchtkwaliteit, akoestiek, welbevinden/thuisgevoel en verhogen de concentratie. Onderzoek toont zelfs aan dat het ziekteverzuim afneemt wanneer het kantoor voldoende ‘groen’ is.

Naast ‘mooi’ kun je plantenbakken functioneel inzetten als afscheiding tussen ruimtes.

2.      Vraag medewerkers wat ze nodig hebben

Wij bieden een digitale tool aan voor het begrijpen van de behoeftes op kantoor. De zogenaamde Well-Building Belevingsscan.

Je kiest zelf welke thema’s onderdeel zijn; lucht, klimaat, geluid & akoestiek, licht, water, voeding, beweging & vitaliteit, mentale gezondheid, gezondheid & cohesie, werkomgeving en verdere uitbreidingsopties over de werkplek.

De tool werkt als een enquête en is binnen á 20 minuten ingevuld. Ideaal om snel en goed inzicht te krijgen, en daarnaast de medewerkers te betrekken in een veranderende kantooromgeving.

3.      Akoestiek

Een veel genoemd, maar ook ingewikkeld thema is akoestiek op kantoor. Helemaal nu we thuiswerken gewend zijn, ervaren we het kantoor als een plaats met meer prikkels en dus minder concentratie. Een eenvoudige oplossing hiervoor kan een meetingbox zijn. Echter, veel liever pakken we de oorzaak aan en verbeteren deze.

Een akoestische oplossing is altijd maatwerk, want welk soort geluidsoverlast wil je aanpakken? Daarom is een vrijblijvend adviesgesprek op locatie wenselijk.

Om rekening mee te houden:

• Materiaal gebruik; naast gebruik van harde materialen (zoals glas, staal en beton), dient er een goede balans te zijn met zachte materialen. Die spelen namelijk een belangrijke rol om de nagalmtijd te terug te dringen. Je kunt dit relatief eenvoudig aanpakken, bijvoorbeeld door PET-vilt (in een leuke kleur of patroon) aan te brengen op je wand en plafond.
• Verplaats onnodig geluid; zet de printer, vaatwasser en het koffiezetapparaat in een aparte ruimte. Naast dat het beter is voor onze gezondheid, verlaagd het ook het prikkelgehalte. Hier vallen ook luidruchtige telefoongesprekken onder. Een belcel is hiervoor een snelle en betaalbare oplossing.

4.      Ergonomie: ARBO-werkplekken

Wat nooit mag ontbreken in een goede kantoorinrichting is een doordacht ergonomisch principe bij zittend en staand werk. Een goede ergonomische bureaustoel in combinatie met een zit-sta bureau zijn niet meer weg te denken.

Naast goed meubilair is een werkplekinstructie van belang. Klachten voorkom je immers niet met een goed product, maar door het juiste gebruik ervan. Deze dienst kun je van ons altijd verwachten bij de aanschaf van een bureau of bureaustoel.

Zitten is een houding die niet goed is voor de mens. Het is daarom belangrijk dat we niet te lang aaneengesloten zitten, en afwisselen met staan. De R-Go Break software is een geheugensteun die je daaraan helpt herinneren.

5.      Goed licht

Wat op kantoor niet kan ontbreken, is goede kantoorverlichting. Het meest ideaal is natuurlijk daglicht, dat tevens invloed heeft op het bioritme van de mens. Echter is dit, zeker in de wintermaanden niet altijd realiseerbaar. Daarom is een goed lichtplan van belang voor de productiviteit onder medewerkers.

Met name de hoeveelheid licht en de kleurtemperatuur zijn van belang. Dit hangt af van het werk dat in een ruimte wordt uitgevoerd. In een ontvangsthal, waar men zich welkom wil voelen, is warm licht (lage Kelvin) gewenst. In een kantooromgeving waar concentratie vereist is, is actief licht (hoge Kelvin) wenselijk.

Let wel op dat er geen hoge schommelingen van licht in eenzelfde ruimte of gebouw zijn, je wilt het kantoor een serene uitstraling geven.

Wat niet meer weg te denken is, en vanaf 2023 zelfs bij wet bepaald, is LED-verlichting. Voordelig is dat een veel langere levensduur heeft dan TL. Daarnaast is LED rustiger voor het oog, omdat het minder ’trilt’, daarmee kunnen hoofdpijn en gevoelige ogen voorkomen worden.

6.      Wat is het doel van je kantoor?

Zeker nu thuiswerken een groter onderdeel van ons werkende leven wordt, verandert ook de functie van het kantoor. Waar we voorheen elke dag om dezelfde tijd, hetzelfde plekje op kantoor innamen, bepaald tegenwoordig de activiteit welke werkplek daar bij hoort.

Dit noemen we ook wel hybride werken. Het werk kan, middels digitale mogelijkheden, vanaf diverse locaties uitgevoerd worden. Zowel thuis, als in een restaurant of elders. Daarmee verandert ook de functie van het kantoor. Steeds vaker hoor je het begrip Activity Based Working (ABW). Het werk wat je uitvoert, bepaald de plaats die daar bij hoort. Bijvoorbeeld: brainstormen doe je gezamenlijk op kantoor, geconcentreerd werken doe je thuis.

Dus: Wat is het doel van het kantoor? Wees helder over je flexfactor en communiceer goed over het gebruik van de diverse werkvormen.

7.      Diversiteit

Zo veel mensen, zo veel meningen en voorkeuren. Laat dit terugkomen in de keuze van meubels, kleuren en materialen. Verschillende soorten werkplekken zijn daarbij ook van belang. Zorg dat er ruimte is voor overleggen, brainstormen, concentratiewerk, ARBO-werkplekken, multifunctionele ruimtes, ontspanning, aanlandplekken en Teams-plekken. De juiste balans hier tussen vind je door onderzoek te doen naar de wens van jouw medewerkers, zie tip 1.

Wanneer ruimtes te lang worden ‘vastgehouden’, kun je gebruik maken van een reserveringssysteem, wat bijvoorbeeld gekoppeld is aan je mail of een app. Zo is voor iedereen helder wanneer, welke ruimte beschikbaar is.

8.      Sfeerbeeld: ‘raw materials’

Gebruik natuurlijke materialen. Waarom? Dat verhoogt het geluksgevoel, omdat we ze herkennen vanuit de natuur. Denk hierbij vooral aan hout en groen, maar ook kleurgebruik, structuren en bijvoorbeeld posters van landschappen spelen een rol.

BREAAM

Om het duurzaamheidsniveau in o.a. kantoorpanden meetbaar te maken, is de BREEAM-NL In-Use certificering in het leven geroepen. Voor ingenieursbureau Antea Group in Heerenveen realiseerden we een inrichting die aan deze norm voldoet.

9.      Indeling en werkplekadvies

Laat een projectinrichter, werkplekadviseur of Arbo Specialist meekijken naar de indeling van jouw werkruimte. Het is van belang dat met name de werkplekken juist neergezet worden, rekening houdend met lichtinval, luchtstroom, geluid, routing, veiligheid en ergonomie.